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terça-feira, 24 de fevereiro de 2009

Antes de enviar e-mail com anexo, avalie as opções.

Isso não deve ser novidade para boa parte de meus leitores, mas servirá de suporte para textos mais complexos que estou rascunhando. Algumas informações também podem não estar inteiramente corretas (por favor, apontem o que estiver errado) mas vou publicar assim mesmo porque esse texto está emperrando a publicação de outro e estou razoavelmente seguro de que os erros, se existirem, são inócuos.

E-mail é uma ferramenta fantástica, do tipo que faz a geração atual se perguntar como a gente se virava há 20 anos (eu ainda sou da época de trocar cartas apaixonadas com a namorada que morava longe). Porém muita gente acaba usando o e-mail não para se comunicar, mas como "meio genérico de transporte e distribuição de arquivos" sem nem se tocar de quanto tempo perde e faz as outras pessoas perderem com isso.

Um exemplo extremo:

Eu já dei mais de uma bordoada na minha irmã mais velha por ela insistir em querer me enviar arquivos por e-mail. Nesse ponto alguns já devem estar arqueando as sobrancelhas e se perguntando "por que raios isso seria um problema?", mas deixem eu terminar: Minha irmã mora comigo, no andar de baixo da casa. Todos os computadores estão na mesma rede e a casa tem até servidor que roda 24/7. Além disso, mais de uma vez ela estava no meu quarto dizendo que ia mandar os arquivos para mim por e-mail!

Ou seja: congestionar duas vezes nossa conexão com a Internet só para mandar arquivos de um lado para outro da casa (pegando um "atalho" por um servidor nos EUA).

E tenho certeza de que isso não acontece apenas na minha família.
"para quem só sabe usar um martelo, todo problema parece com um prego"

Mais recentemente (talvez por ter levado outras bordoadas) ela enfrentou o escorpião que tem no bolso e comprou um pendrive. Parece que agora ela está considerando usar o pendrive antes de enviar por e-mail. E olha que ela sempre pôde gravar em CD-RW.

Os problemas

Não é apenas quando as duas pessoas moram na mesma casa que o uso sem critério do e-mail para enviar arquivos é desaconselhável. Existem outros motivos (alguns se aplicam a todo tipo de e-mail e não apenas ao com anexos grandes):
  • Devido a limitações históricas do protocolo SMTP, que só é capaz de enviar anexos graças a uma gambiarra (que eles chamam de "extensão", mas se parece mais com gambiarra do ponto de vista do usuário), todo arquivo anexado a um e-mail fica cerca de 33% maior. Ou seja: se você enviar um arquivo de 10MB, a sua conexão e a do(s) destinatário(s) ficarão ocupadas até que 13MB passem. Edit: Isso não se aplica ao destinatário que usa webmail, pois quando ele "baixa um anexo" este já vem sem o encapsulamento. /Edit O exemplo abaixo mostra no Outlook Express 6 como o "tamanho real do e-mail" só aparece se habilitar-mos a coluna "Tamanho", que por default é oculta provavelmente por que é melhor não deixar o usuário comum com essa pulga atrás da orelha;


  • Por motivos de segurança contra SPAM praticamente não é mais possível se enviar um e-mail diretamente para o servidor do destinatário (é, isso costumava ser possível), então mesmo se você tiver uma conexão 24H com a internet e estiver enviando para apenas uma pessoa, sua mensagem tem que obrigatoriamente passar pelo seu servidor de e-mail (acredite, isso não era necessário), o que nos leva aos próximos problemas;
  • Depois que você finalmente conseguiu terminar de fazer o envio, seu servidor coloca sua mensagem em uma fila onde ela vai aguardar sua vez de ser enviada para o(s) servidor(es) do(s) destinatário(s). Dependendo do tamanho dessa fila, do tamanho do seu anexo e da banda de conexão entre seu servidor e o dos destinatários, pode levar um tempo considerável até que o servidor do destinatário receba a mensagem e só depois disso o mesmo vai poder começar a baixar. Isso parece ser um problema menor hoje do que era há dez anos. Na época que a Internet foi "liberada" no Brasil, a elógica (hoje, br.inter.net) tinha um problema que foi "carinhosamente" chamado de "o buraco negro da elógica" pelos usuários da lista noticias-l. A doideira das filas da "semlógica" (outro apelido carinhoso) era tamanha que não era incomum receber uma pergunta horas depois de já ter recebido a resposta. Honestamente faz tempo que eu não vejo isso acontecer, mas também eu já não sou mais usuário da "ecalógica" faz tempo :)
  • Servidores e programas de e-mail não são exemplos de eficiência do ponto de vista do usuário. Quem nunca teve que começar de novo, desde o início, o envio ou recebimento de uma mensagem grande porque o servidor "deixou de responder"?
  • Cada servidor de e-mail tem suas próprias regras quanto ao tamanho máximo de uma mensagem e o usuário geralmente não sabe (mas deveria) o limite do seu próprio provedor e muito menos o dos destinatários. É muito comum enviar um grande e-mail e horas depois receber uma mensagem de erro dizendo que seu tamanho excede as regras do servidor de destino;
  • Sua mensagem pode ser considerada SPAM, virus ou mesmo "inadequada" pelo servidor do destinatário, obrigando-o a enviar de novo, de outra forma. O Gmail, por exemplo, da última vez que testei rejeitava todos os tipos de executáveis, mesmo dentro de arquivos ZIP;
  • Nem todo mundo usa o Gmail com seus vários GB de espaço. Não é muito difícil "entupir" a caixa postal do destinatário de tal forma que ele nem consiga mais receber mensagens;
  • Se seu destinatário usa leitores POP3 como o Outlook Express para descarregar e ler o e-mail, o anexo que você enviou pode atrasar, dificultar ou impedir a leitura de outras mensagens mais importantes que tenham chegado depois, pois pelo menos nos leitores que eu conheço não há opção para saltar uma mensagem. Eu costumava ficar p*to quando usava o OE e só tinha tinha conexão discada e alguém que provavelmente estava no trabalho e não tinha noção do tamanho do que estava mandando me enviava uma besteira qualquer que atravancava toda a minha conexão. E o danado era só descobrir que era inútil depois de ter baixado;
  • A troca de e-mail pela internet não possui um mecanismo eficaz de confirmação do recebimento (em parte por causa da praga do SPAM, mas também existem considerações sobre privacidade). Os que existem dependem da colaboração e honestidade do destinatário (veja na imagem a seguir). A confirmação só funciona mesmo no e-mail corporativo, onde você não pode impedir o remetente (seu colega de trabalho) de saber que você abriu a mensagem se o administrador do sistema definir que ele saiba;




Vantagens
  • Familiaridade - Espera-se que todo mundo que sabe usar um computador saiba usar um programa de e-mail (incluindo webmail) qualquer;
  • Menos trabalho mental - Clique, clique, clique, clique... E já pode se ocupar com outra coisa;
  • Se o seu destinatário é uma empresa podem não existir alternativas. Em certas empresas (eu trabalhei em uma) todo o acesso à internet é bloqueado, exceto o e-mail;
  • Algumas empresas e organizações vão preferir o uso de e-mail não importando as desvantagens, por causa das associações permanentes entre conversas e anexos e a facilidade de se arquivar tudo junto.

Alternativas


  • Se você e o destinatário usam MSN, use a facilidade de transferência de arquivos do programa. Isso requer que o destinatário esteja online e não vai permitir que ele escolha outra hora para baixar o arquivo, mas pelo menos não tem o overhead dos 33% do e-mail e você vai ter confirmação imediata do recebimento. Existe outra desvantagem para o destinatário: como a capacidade de upload geralmente é menor que a capacidade de download na maioria das conexões à internet, ele vai ficar preso à conexão com você mais tempo do que seria estritamente necessário, embora você vá usar toda a sua banda de upload e ele vá ficar com a maior parte da de download dele livre;
  • Use um serviço gratuito de hospedagem de arquivos, como o pioneiro e mais conhecido Rapidshare ou o hotshare.net, que é um dos poucos que "falam português" e pelo menos por enquanto suporta gerenciador de arquivos (testado com Flashget) e parece suportar "resume" (reiniciar o download de onde parou). Veja uma comparação entre as muitas opções existentes. A vantagem é depois poder passar apenas um link para todos os destinatários, que vão baixar o arquivo quando puderem, sem o overhead de 33% (você também faz o upload mais rápido, claro). A desvantagem é a quantidade de passos necessários, pois você tem que fazer o upload do arquivo (não é nada difícil) e depois lembrar de pegar o link e enviar por e-mail para os destinatários. Como isso dobra o serviço e o trabalho mental, as pessoas vão preferir o e-mail ou o MSN. É claro que também não há confirmação do recebimento.
  • Alguns serviços de hospedagem gratuita como o Sendspace lhe dão a opção de fornecer o e-mail do destinatário e ele receberá automaticamente um link para download quando o upload terminar. O problema é justamente que você pode estar "delatando" um e-mail válido de um (possível futuro ex-) amigo para um serviço de reputação questionável que pode acabar usando o endereço para outros fins.

9 comentários:

  1. Muito interessante o texto, conheço muita gente que não se dá conta dos problemas que causa enviando anexos gigantescos, ainda mais agora que já tem servidores permitindo anexos de até 40MB

    Uma boa boa opção em português para armazenar e distribuir arquivos também é o http://sharex.xpg.com.br/. Sem contas Premium, sem limite de downloads, sem bloqueios ou tempo de espera.

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  2. Pergunta boba sobre sua irmã: a rede de vocês não tinha um espaço compartilhado?

    Acho que você colocou de maneira bem discreta o real e maior interesse em se enviar um arquivo por email: é fácil associar o arquivo a quem enviou. E honestamente, acho que essa é a única vantagem mesmo.

    Quando minha filha nasceu, eu tinha que enviar fotos e vídeos pra minha irmã que mora em Brasília (eu moro na região metropolitana de Curitiba) e como deu trabalho pra ela entender que 4share era um meio adequado pra nós dois...

    Um abraço.

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  3. Antônio,

    O computador de minha irmã tinha uma pasta compartilhada comigo. Eu informei isso a ela, mas com minha irmã essas explicações entram por um ouvido e saem pelo outro. Tem que ser na bordoada e no "castigo" (passar dias sem consertar o PC dela) para ela prestar atenção.

    Eu havia lembrado do 4shared quando escrevi o post mas o deixei de lado porque esqueci de sua característica distintiva (que lembrei depois do seu comentário): Você pode fazer todos os uploads para uma mesma pasta e compartilhar só o link para essa pasta. Ele é uma boa alternativa, porque você sempre pode dizer ao(s) destinatário(s): "mais tarde olhe na minha pasta 4shared".

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  4. Uma ótima opção para "prever" os e-mails é o Magic Mail Monitor.

    Com ele é possível ver cabeçalho, remetente, assunto e tamanho dos e-mails sem baixá-los, em qualquer ordem, e deletar os que não interessarem. Também é possível criar filtros (com expressões regulares) e deletar automaticamente os e-mails coincidentes ou classificá-los com cores. E tem uma "lista de amigos" para evitar que algum e-mail válido seja filtrado erroneamente.

    Se você já conhece o programa, pelo menos acho útil divulgá-lo aos demais leitores do seu blog.

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  5. Não sei se você conhece, mas o Incredimail é um leitor que aceita POP3 e tem uma opção de "leitura avançada" que mostra todos os cabeçalhos e deixa o usuário baixar na ordem que quiser os emails - inclusive, baixar somente os selecionados... E também tem uma opção "Baixar emails menores primeiro".

    Juntando isso aos milhares de frufrus - emoticons, fundos, bonequinhos - todos, é um ótimo cliente de email para pessoas chatas que não gostam do Thunderbird e querem os emails offline... mesmo sendo shareware (com versão limitada de graça).

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  6. Me admira saber q alguem ainda usa outlook

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  7. Rodrigo,

    Pois usam. Em pelo menos dois de meus clientes todos os funcionários usam Outlook Express ou Windows Mail (no caso de Windows Vista). Em um terceiro todos usam o Outlook (não o Express). Isso sem contar os meus clientes Pessoa Física.

    Marcelo,

    Eu conheço o Incredimail apenas por necessidade de trabalho, nunca consegui enxergar além dos "frufrus" dele por isso não sabia que ele tinha essas opções. Eu conheço programas menos conhecidos com essas facilidades mas o Incredimail deve ser então um dos únicos "populares".

    Sony,

    Eu tentei usar o MMM, mas provavelmente por causa da grande quantidade de mensagens em minha conta do Gmail, deu "Unusual Usage" e minha conta foi bloqueada. Não tenho como avaliar o programa por ora.

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  8. Sobre seu comentário: "nos leitores que eu conheço não há opção para saltar uma mensagem"

    Sai dessa vida de Outloco (microsofre ou expresso) e usa um cliente de email decente.

    No thunderbird tem uma opção que eu *AMO*. Você pode configura-lo para que ele baixe a mensagens até um certo tamanho.

    Apesar de que eu estou montado em 2Mb de conexão eu sou EXTREMAMENTE chato nesse ponto. Detesto receber um arquivo de 10Mb com um arquivo do power-point dependurado no email, só porque minha amiga achou "fofo" e resolveu enviar para todo os seus 200 contatos.

    Eu seto aqui o tamanho máximo em 100Kb. Se é maior do que isso o thunderbird baixa só as primeiras linhas e pendura um link pra clicar e baixar o resto.

    Se eu já vejo que é bagulho ou anexo gigante, ou o remetente faz parte da "fat-list" eu deixo dependurado e vou ver lá pelo webmail (eu uso via o gmail, via pop3). Faço isso geralmente uma vez a cada semana ou dez dias. Isso me poupa a perda daqueles irritantes minutos pra baixar um arquivo que muitas vezes eu não vou ler e sim despejar em /trash sem pensar.

    Ah... e transferencia de arquivos via msn é um lixo, aquele treco usa quota de banda e limita a poucos Kb. Se você ainda usa ICQ, experimente transferir um arquivo por ele e depois vai msn e veja a diferença.

    Comentário... O yahoo messenger usa um esquema no minimo curioso... quando você envia um arquivo ele envia tudo primeiro para o servidor, para depois enviar para o seu amigo do outro lado...

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  9. Pedro Boni22/9/10 09:00

    Cara, eu como profissional de TI sei como é dificil colocar na cabeça dos usuários, mesmo dentro da empresa que enviar email é a pior forma de troca de arquivos. Temos FTPs autenticados para enviar arquivos para fora da empresa, temos umas pasta compartilhada para todos usuários e ainda assim o tráfego inútil de emails com anexo é enorme.
    Mas eu faço minha parte. Educo todos os que eu consigo. Acho que todos devem fazer a sua parte. E esse post é um bom começo.

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